Szkolenia to już codzienność w każdej firmie, stawiającej na rozwój pracowników. Nie jest też niespodzianką, że sukces wydarzenia, zależy od całej masy czynników. Rozważny wybór sali, długie przygotowania i ciągła obsługa w trakcie, to nieodłączne elementy pracy wszelkich organizatorów.
Czytając dalej, dowiesz się, o czym dokładnie należy pamiętać, tworząc cieszącą się dużą popularnością konferencję. Wiedząc, że na powodzenie eventu mogą mieć wpływ nawet najdrobniejsze szczegóły, powinniśmy sporo uwagi poświęcić przygotowaniom.
Dysponując odpowiednio dopracowanym planem, nie tylko unikniemy katastrofy, lecz przeciwnie – dopniemy swego, a droga prowadząca do sukcesu wyda się prostsza i przyjemniejsza. Dodatkowo współpraca z podobnie myślącymi ludźmi, jeszcze bardziej wszystko ułatwi. Od czego trzeba więc zacząć?
Wybór miejsca
Jak istotną rolę odgrywa lokalizacja sali konferencji, doskonale wiemy – prestiżowe miejsce zrobi bez wątpienia spore wrażenie na uczestnikach. Przyciągnie sporo zaciekawionych słuchaczy, a nawet przekona do nas niejednego wartościowego prelegenta. Dogodny dojazd i rozległy parking to również niezmiernie ważne elementy, każdego udanego spotkania.
Dobierając idealnie rozmiar obiektu, zapewnimy gościom jakże potrzebny komfort, o który zadbają także dobrze wyprofilowane krzesła, czy funkcjonalna klimatyzacja. Wspomnieć wypada też o wyposażeniu technicznym, na jaki składa się różnego rodzaju sprzęt audiowizualny – bez niego, nie da się zwyczajnie przeprowadzić szkolenia.
Termin i agenda
Zaproponowanie takiego terminu, by jak najmniej kolidował z innymi zajęciami kursantów, to sztuka, szczególnie, kiedy marzymy o niezłej frekwencji. W zależności od tego, jakiego typu będzie to spotkanie, należy z wyczuciem dobrać dzień tygodnia, porę dnia oraz czas trwania.
Świetne wydarzenie, musi przebiegać według ściśle określonego harmonogramu, który we właściwym momencie powinien trafić do uczestników. Dobrze w końcu znać godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych wystąpień, długość oraz częstotliwość pauz kawowych, a także pozostałe szczegóły, dotyczące chociażby networkingu, czy afterparty.
Rejestracja uczestników
Komunikacja to ważna sprawa – w tym przypadku zaczyna się w momencie rozsyłania zaproszeń. Obecnie, chyba najlepszym kanałem do zrobienia tego, będzie internet. Profesjonalnie wyglądająca i prawidłowo rozreklamowana strona z zapisami, na pewno zda egzamin, zapewniając nam komplet widzów. Kilka dni przed rozpoczęciem szkolenia, dobrze skontaktować się ze wszystkimi osobami, w celu potwierdzenia ich obecności. Forma mailowa będzie tutaj jak najbardziej odpowiednia.
Osobną sprawą, jest właściwe przyjęcie gości w dniu samego wydarzenia. Rejestracja na miejscu powinna zostać przeprowadzona w elegancki i sprawny sposób. Pomocą w tej kwestii mogą nam służyć pracownicy obiektu, w którym wynajmujemy salę.
Poczęstunek i gadżety
Jak mówi nasz rozmówca, ekspert z Centrum Konferencyjnego AS-BUD: “Planując wielogodzinny event, musimy pomyśleć także o rozrywce. Przerwy są oczywiście niezbędne – takie, podczas których serwować będziemy ciepłe napoje i słodkie przekąski. Nie zaszkodzi jednak pomyśleć o czymś więcej. Większy poczęstunek, w formie smacznego cateringu, może okazać się strzałem w dziesiątkę. Doda on energii, stworzy pretekst do rozmów kuluarowych, jak również wpłynie pozytywnie na ogólną ocenę szkolenia”.
Z drugiej strony, równie dobrym rozwiązaniem może być voucher na posiłek do pobliskiej restauracji – to także okazja do krótkiego spaceru, który dobrze zrobi po, zawsze nieco męczącym, siedzeniu.
Jako miły gest z pewnością zostaną zapamiętane ciekawe gadżety. Oprócz materiałów szkoleniowych, każdy powinien wrócić do domu z porcją przydatnych akcesoriów. Mamy spore pole do popisu – szklany bidon, ekologiczny pojemnik na lunch, to tylko wstępne propozycje.
